Conservazione digitale delle fatture: entro quando e per quanto tempo

«Le fatture sono tutte sul portale dell'Agenzia, quindi sono conservate.» Lo sentiamo dire spesso, ed è sbagliato. Consultare una fattura e conservarla a norma sono due cose diverse, e di solito la differenza viene fuori nel momento peggiore: durante una verifica o quando si cambia gestionale.

La conservazione digitale dei documenti che contano per il fisco è un procedimento con regole precise. Il documento va chiuso in un sistema che ne garantisca nel tempo integrità, leggibilità e data certa. Un PDF salvato sul server, una cartella condivisa piena di XML, una fattura visibile nell'area riservata: nessuno di questi è un documento conservato a norma. E vale anche al contrario. Un documento nato digitale, come la fattura elettronica passata dal Sistema di Interscambio, va conservato in modalità elettronica: stamparla e metterla nel raccoglitore non basta.

Che cosa va conservato (non solo le fatture)

Quando si parla di conservazione si pensa subito alle fatture elettroniche, ma il perimetro è più ampio. Ci rientrano le fatture emesse e ricevute, i documenti dei corrispettivi, il libro giornale, il libro degli inventari, i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili, i libri sociali tenuti in formato informatico e altri documenti rilevanti come contratti, documenti di trasporto e dichiarazioni d'intento.

Due accorgimenti evitano molti problemi. Il primo è separare i documenti per periodo: quelli IVA vanno conservati con riferimento all'anno solare, le scritture contabili con riferimento all'esercizio, e per chi ha un esercizio non coincidente con l'anno solare le due cose non si sovrappongono. Il secondo è decidere che cosa fare dei documenti ancora cartacei: tenerli in originale oppure produrne copie informatiche da conservare.

I libri contabili tenuti al computer

Quasi tutte le imprese tengono ormai i registri con un software. Il codice civile lo consente, ma pone delle condizioni. Il libro giornale e il libro degli inventari vanno numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione (art. 2215 c.c.). Per i libri tenuti con strumenti informatici, numerazione e vidimazione si assolvono apponendo, almeno una volta all'anno, la marcatura temporale e la firma digitale dell'imprenditore o di un suo delegato (art. 2215-bis, comma 3, c.c.). Se in un anno non ci sono registrazioni, firma e marca si appongono al momento della nuova registrazione, e da lì decorre il periodo annuale.

Sul piano fiscale, i registri tenuti con sistemi elettronici sono regolari anche senza stampa periodica, a condizione che siano aggiornati e che vengano stampati su richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica (art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994). Restano ferme le regole di ordinata contabilità: niente spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine o abrasioni. Il libro degli inventari va poi sottoscritto entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Chi conserva: il servizio dell'Agenzia e i suoi limiti

Per le fatture elettroniche transitate dallo SdI l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione. Non è automatico: serve l'adesione espressa all'accordo di servizio nell'area Fatture e corrispettivi. Ed è distinto dal servizio di consultazione, che ha un'adesione separata. Chi ha aderito solo alla consultazione vede le fatture sul portale, ma non le sta conservando.

C'è poi un limite di fondo: il servizio copre soltanto ciò che è passato dallo SdI. Restano fuori le fatture cartacee, i documenti esteri non integrati e soprattutto i registri contabili, che richiedono comunque un altro sistema di conservazione. Se ci si affida a un conservatore esterno, conviene avere in mano il contratto, il manuale di conservazione e l'indicazione del responsabile della conservazione previsti dalle Linee guida AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022.

Il punto che rimane più spesso scoperto, però, non è tecnico: è organizzativo. Chi invia i documenti in conservazione, l'azienda o lo studio? Chi controlla i report di esito e gestisce gli scarti? Se nessuno lo ha scritto, spesso non lo fa nessuno.

Entro quando: il termine dei tre mesi

Il processo di conservazione si chiude entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo. Il termine vale anche per i documenti IVA, che pure seguono l'anno solare.

Per il periodo d'imposta 2025, chi ha l'esercizio coincidente con l'anno solare ha la dichiarazione dei redditi in scadenza al 31 ottobre 2026. Quel giorno è sabato, e la scadenza slitta al 2 novembre 2026. Ne nasce un'ambiguità pratica: alcuni software e conservatori calcolano i tre mesi dalla scadenza nominale, altri da quella effettiva dopo lo slittamento, e le date di fine periodo che pubblicano non sempre coincidono. Il consiglio è semplice: adottare un unico criterio scritto e chiudere i pacchetti in anticipo rispetto alla data più vicina, tenendo almeno due settimane di margine per gestire scarti e ritrasmissioni. Per gli esercizi non solari il termine va ricalcolato partendo dalla scadenza della dichiarazione di quel periodo.

Prima di generare il pacchetto, poi, i registri devono essere definitivi: chiusure, assestamenti e stampe definitive fatte. Conservare una versione provvisoria significa doverla rifare.

L'imposta di bollo sui libri informatici

La tenuta digitale ha anche un costo di legge che molti dimenticano. Sul libro giornale e sul libro degli inventari tenuti in formato informatico l'imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazione: 16 euro per le società di capitali che versano la tassa annuale di concessione governativa, 32 euro per gli altri soggetti (art. 6, comma 3, D.M. 17 giugno 2014). Si paga in un'unica soluzione con F24 telematico, codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio: per l'esercizio 2026 chiuso al 31 dicembre, entro il 30 aprile 2027.

Le registrazioni si contano anno per anno: i blocchi da 2.500 non si sommano tra esercizi diversi, come ha confermato l'Agenzia con la risposta a interpello n. 144 del 13 luglio 2026. Un esempio ipotetico: una SRL con 3.100 registrazioni nell'anno ha due frazioni da conteggiare, quindi 32 euro di bollo, e non 16.

Per quanto tempo conservare

La regola civilistica è di dieci anni dalla data dell'ultima registrazione per scritture, fatture e corrispondenza (art. 2220 c.c.), con l'obbligo di renderle leggibili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione da chi le conserva. Sul piano fiscale si aggiunge un vincolo: le scritture vanno conservate fino alla definizione degli accertamenti del periodo, anche oltre il decennio (art. 22 D.P.R. 600/1973). I termini di accertamento ordinari scadono il 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione, del settimo in caso di omessa dichiarazione, salvo proroghe previste da specifiche disposizioni.

Non è un tema astratto. La mancata tenuta o conservazione delle scritture è sanzionata da 1.000 a 8.000 euro (art. 9 D.Lgs. 471/1997) e, nei casi più gravi, apre la strada all'accertamento induttivo (art. 39 D.P.R. 600/1973). Per questo un sistema di conservazione si giudica da una cosa sola: la capacità di esibire i documenti quando servono. Su come gestire quel momento abbiamo scritto una guida dedicata alle verifiche fiscali e a come comportarsi.

Gli errori che vediamo più spesso

• Confondere consultazione e conservazione sul portale dell'Agenzia, e scoprire di non aver mai aderito al servizio giusto, o che il periodo effettivamente coperto non è quello che si credeva.
• Pensare che il servizio dell'Agenzia copra tutto, registri contabili compresi.
• Non avere un responsabile dell'invio e del controllo degli esiti, con pacchetti scartati che nessuno ritrasmette.
• Cambiare gestionale o conservatore senza verificare il riversamento dei pacchetti già conservati e la loro esibibilità.
• Dimenticare firma digitale e marca temporale annuali sui libri informatici, o il bollo sulle registrazioni.

Un controllo che consigliamo è semplice: una volta all'anno, simulare l'esibizione di un fascicolo (libro giornale, registri IVA, un campione di fatture) e verificare che il conservatore restituisca i documenti con le evidenze di integrità. Se qualcosa non torna, meglio saperlo prima di una verifica. Per impostare o rivedere il processo, cliente per cliente, abbiamo preparato una checklist scaricabile in PDF con perimetro, termini, bollo e durata. Il sistema di conservazione è legato anche al regime contabile adottato: se il tema è ancora aperto, vale la pena leggere il confronto tra contabilità ordinaria e semplificata.

Ogni impresa ha i suoi registri, il suo software e il suo calendario: le scadenze e il perimetro vanno verificati sul caso concreto, partendo dal periodo d'imposta che si sta per chiudere.