Certificazione Unica: scadenze, chi la invia e quanto costano gli errori

La Certificazione Unica sembra un adempimento di routine: un modello per ogni persona pagata nell’anno. Ma ha due destinatari, il percipiente e l’Agenzia delle Entrate, e una sanzione che si applica a ogni singola certificazione. Per questo un errore ripetuto su decine di percipienti può costare molto più di quanto ci si aspetti.

A che cosa serve la CU

La CU certifica i compensi pagati e le ritenute operate nell’anno. Il percipiente la usa per la sua dichiarazione dei redditi; l’Agenzia la usa per costruire la dichiarazione precompilata e per incrociare le ritenute certificate con quelle dichiarate nel modello 770. Se i dati non sono coerenti, la discrepanza emerge nei controlli automatizzati sulla dichiarazione di chi la CU l’ha ricevuta.

Come per le ritenute, il criterio è quello di cassa: la CU certifica ciò che è stato pagato e trattenuto nell’anno solare, non ciò che è stato fatturato. Il meccanismo a monte è spiegato nell’articolo sulla ritenuta d’acconto.

Chi deve inviarla

Sono obbligati i sostituti d’imposta che nell’anno hanno pagato somme soggette a ritenuta alla fonte ai sensi degli artt. 23, 24, 25, 25-bis, 25-ter, 25-quater e 29 del D.P.R. 600/1973: in pratica, chi ha dipendenti, chi ha pagato professionisti o agenti, il condominio. La CU va presentata anche da chi ha corrisposto contributi previdenziali e assistenziali o premi INAIL, e da chi ha erogato somme non soggette a ritenuta ma assoggettate a contribuzione INPS.

C’è un esonero importante. Dal periodo d’imposta 2024 chi paga compensi a contribuenti in regime forfettario o di vantaggio non deve né rilasciare né trasmettere la CU (art. 4, c. 6-septies, D.P.R. 322/1998). L’esonero non è però totale: le istruzioni della CU 2026 lo escludono per i compensi ai medici di medicina generale, ai medici di continuità assistenziale a tempo determinato e ai pediatri di libera scelta in forfettario, e per le indennità non assoggettate a ritenuta, come l’indennità di maternità, pagate a forfettari o a soggetti del regime di vantaggio.

Le scadenze: un termine di consegna, tre di invio

Dal 2026 l’art. 4, c. 6-quinquies, del D.P.R. 322/1998 prevede tre termini di trasmissione telematica, che dipendono dal contenuto della singola certificazione. La consegna al percipiente ha invece un termine unico, il 16 marzo (12 giorni dalla richiesta se il rapporto di lavoro cessa). Per la CU 2027, relativa ai redditi 2026, il calendario è questo:

— 16 marzo 2027: consegna al percipiente e invio delle CU di lavoro dipendente e assimilati, lavoro autonomo occasionale, redditi diversi, locazioni brevi;
— 30 aprile 2027: invio delle CU che contengono soltanto redditi di lavoro autonomo abituale (arti e professioni) o provvigioni non occasionali;
— 2 novembre 2027: invio delle CU con soli redditi esenti o non dichiarabili in precompilata, che seguono il termine del 770 (il 31 ottobre 2027 è domenica e il 1° novembre è festivo).

Per la CU 2026 resta aperta l’ultima finestra: le certificazioni con soli redditi esenti o non dichiarabili in precompilata vanno inviate entro il 2 novembre 2026, insieme al 770. È anche l’ultimo momento utile per verificare che le CU trasmesse e i quadri del 770 siano coerenti.

L’equivoco del 30 aprile

Il termine del 30 aprile non è una proroga generale per chi paga professionisti. Vale solo per le certificazioni che contengono esclusivamente compensi di lavoro autonomo abituale o provvigioni non occasionali. Se nella stessa CU per lo stesso percipiente confluiscono anche compensi occasionali o redditi diversi, quella CU va trasmessa entro il 16 marzo. La soluzione pratica è separare i flussi per tipologia di reddito, come le istruzioni consentono: dipendenti da una parte, autonomi abituali e provvigioni dall’altra, redditi esenti in un invio a sé.

Gli errori più frequenti nella parte lavoro autonomo

È la sezione in cui si sbaglia di più, perché i dati non arrivano da un programma paghe ma dalla contabilità fornitori. Gli errori ricorrenti sono pochi e prevedibili.

La causale sbagliata. La causale A indica il lavoro autonomo abituale, la M quello occasionale; Q e R le provvigioni ad agenti monomandatari e plurimandatari. Usare A per un occasionale non è solo un errore formale: porta a inviare ad aprile una CU che andava trasmessa entro il 16 marzo, e che quindi diventa tardiva.

L’importo lordo. L’ammontare corrisposto va indicato al netto dell’IVA; anche il contributo integrativo alle Casse professionali non va incluso. Riportare il totale fattura è uno degli errori più comuni.

Le somme non soggette. Quota esclusa delle provvigioni, spese anticipate dall’agente per conto del preponente, somme che non concorrono al reddito: vanno indicate nei punti dedicati con il relativo codice, altrimenti l’imponibile non quadra con la ritenuta.

Le ritenute non versate. La CU certifica le ritenute operate, anche se non sono state versate. Il problema si sposta allora sul 770 e sul versamento, non sulla CU.

Con più compensi allo stesso percipiente e la stessa causale si può compilare un’unica certificazione; con causali diverse servono certificazioni distinte. I compensi a percipienti esteri privi di codice fiscale non vanno nella CU, ma nel prospetto SY del 770.

Come si corregge una CU già inviata

Una CU già trasmessa si corregge con una nuova certificazione, barrando nel frontespizio Sostituzione (con i dati corretti) o Annullamento (con i soli dati anagrafici del percipiente). Le CU da sostituire o annullare vanno inviate in una comunicazione dedicata, separata da quelle ordinarie. Gli effetti dipendono da quando si interviene:

— prima del termine, la correzione non costa nulla;
— entro cinque giorni dal termine, una trasmissione errata corretta in quella finestra non è sanzionata;
— entro 60 giorni dal termine, la sanzione è ridotta a un terzo;
— dopo, la sanzione è piena, ma resta il ravvedimento.

Due accortezze pratiche. La prova dell’invio è la ricevuta di esito dell’elaborazione, non il messaggio di avvenuta ricezione del file. E le CU scartate si considerano tempestive se ritrasmesse entro cinque giorni dalla comunicazione di scarto: gli scarti vanno controllati subito, non a fine stagione. Se il percipiente ha già presentato la dichiarazione con il dato sbagliato, conviene avvisarlo.

Quanto costano gli errori

Per ogni CU omessa, tardiva o errata la sanzione è di € 100, con un massimo di € 50.000 per sostituto d’imposta. Se la CU è trasmessa correttamente entro 60 giorni dal termine, la sanzione scende a un terzo, con un massimo di € 20.000. Il cumulo giuridico è escluso: ogni certificazione genera una sanzione autonoma.

Con la circolare 12/E del 31 maggio 2024 l’Agenzia ha ammesso il ravvedimento operoso anche per le CU tardive o errate. La riduzione si applica alla sanzione già ridotta a un terzo, se la CU è inviata entro i 60 giorni, altrimenti alla sanzione piena. In un esempio ipotetico, una causale sbagliata ripetuta su cento CU inviate oltre i 60 giorni vale cento sanzioni da € 100, cioè € 10.000 prima del ravvedimento: è il motivo per cui il controllo va fatto prima dell’invio, non dopo.

Cosa controllare prima di inviare

Il lavoro si fa in poche verifiche, purché fatte con metodo: estrarre i pagamenti dell’anno per data di pagamento e confrontare le ritenute certificate con gli F24 versati mese per mese; verificare il regime di ogni percipiente; controllare le causali; escludere IVA e contributo integrativo dall’importo lordo; separare i flussi per termine; conservare impegno alla trasmissione e ricevute. Abbiamo raccolto questi controlli, le tabelle dei punti e le causali in una guida alla CU scaricabile in PDF.

Il modello CU 2027 non è ancora stato approvato: le indicazioni di compilazione andranno rilette sulle nuove istruzioni, mentre termini e sanzioni dipendono dalla norma. Come sempre, i controlli giusti dipendono da chi sono i percipienti e da come sono stati pagati: vanno fatti sui dati reali, non sul modello dell’anno prima.