Ritenuta d’acconto: come funziona, quanto si trattiene e quando si versa

Ogni volta che un’impresa paga un professionista o un agente, trattiene una parte del compenso e la versa all’Erario al posto suo. È la ritenuta d’acconto: un meccanismo semplice in teoria, ma pieno di dettagli in cui è facile sbagliare, e gli errori di solito vengono fuori mesi dopo, quando CU e 770 non quadrano.

Che cos’è e chi la deve applicare

La ritenuta è un prelievo alla fonte: chi paga il compenso, il sostituto d’imposta, ne trattiene una percentuale e la versa all’Erario. Si chiama «d’acconto» perché il percipiente non ha chiuso i conti con il fisco: la somma trattenuta è un anticipo dell’imposta che calcolerà in dichiarazione. Se gli è stato trattenuto troppo, recupera la differenza lì.

Non tutti i pagatori sono sostituti d’imposta. Lo sono i soggetti elencati dall’art. 23 del D.P.R. 600/1973: società ed enti, imprenditori individuali, esercenti arti e professioni, condomìni. Chi paga un professionista per esigenze private, per esempio un cliente che si rivolge a un avvocato per una questione personale, non opera alcuna ritenuta e paga il compenso per intero.

Le situazioni più comuni sono tre: i compensi di lavoro autonomo, anche occasionale (art. 25 del D.P.R. 600/1973); le provvigioni di agenti, rappresentanti, mediatori e procacciatori d’affari (art. 25-bis); i pagamenti del condominio, che è sostituto d’imposta anche per il compenso dell’amministratore. I redditi di lavoro dipendente seguono logiche proprie e qui li lasciamo da parte.

Conta il giorno del pagamento, non la fattura

Per i compensi di lavoro autonomo la ritenuta si applica all’atto del pagamento, quindi per cassa. Una fattura emessa a dicembre e pagata a gennaio genera una ritenuta di gennaio, che va versata entro il 16 febbraio e indicata nella Certificazione Unica dell’anno in cui il compenso è stato pagato. In contabilità il dato da controllare è la data del bonifico, non la data o il numero della fattura. È una distinzione banale da dire, ma è la causa più frequente di ritenute imputate al mese sbagliato.

Quanto si trattiene

Professionisti residenti. La ritenuta è del 20% del compenso lordo (art. 25, c. 1). In un esempio ipotetico, su un compenso di 1.000 euro l’impresa trattiene 200 euro, li versa all’Erario e paga al professionista il resto (più l’IVA, se dovuta). Per i compensi di lavoro autonomo pagati a non residenti la ritenuta è invece del 30% a titolo d’imposta, salvo diversa previsione delle convenzioni contro le doppie imposizioni.

Agenti e intermediari. Sulle provvigioni l’aliquota è quella del primo scaglione IRPEF, oggi il 23%, ma si applica sul 50% della provvigione: l’effetto sul lordo è dell’11,5%. Se l’agente dichiara di avvalersi in via continuativa di dipendenti o di terzi, la base scende al 20% e la ritenuta effettiva al 4,6%. La dichiarazione vale finché non viene revocata o finché non vengono meno i requisiti, e va conservata in archivio: la sola dicitura in fattura non basta.

Condominio. Sui corrispettivi per appalti di opere e servizi resi nell’esercizio d’impresa il condominio trattiene il 4% (art. 25-ter).

Rimborsi spese. Dal 2025, dopo le modifiche del D.Lgs. 192/2024 all’art. 54 del TUIR, le spese sostenute dal professionista per l’incarico e addebitate analiticamente al committente non sono reddito e non subiscono la ritenuta. Devono comparire in fattura separate dal compenso ed essere documentate. Il rimborso forfettario, invece, resta compenso a tutti gli effetti. Per vitto, alloggio, viaggio e taxi in Italia, il rimborso torna a essere reddito se le spese non sono state pagate con strumenti tracciabili.

Quando la ritenuta non si applica

Prima di trattenere qualcosa occorre controllare chi si ha di fronte. Il caso più frequente è il contribuente forfettario: i suoi compensi non sono soggetti a ritenuta, e il professionista lo dichiara di norma in fattura (art. 1, c. 67, L. 190/2014). Dal periodo d’imposta 2024 chi paga un forfettario è esonerato anche dalla Certificazione Unica. Il regime e i suoi limiti sono spiegati nell’articolo sul regime forfettario 2026.

Sono escluse anche alcune categorie di intermediari elencate dall’art. 25-bis, e il 2026 ha portato una novità. La legge di bilancio 2026 (L. 199/2025, art. 1, cc. 140-142) ha eliminato l’esonero per agenzie di viaggio e turismo, agenti, raccomandatari e mediatori marittimi e aerei, agenti e commissionari di imprese petrolifere, per le provvigioni corrisposte dal 1° maggio 2026 (decorrenza fissata dal D.L. 38/2026). La legge di conversione ha poi ripristinato, dal 23 maggio 2026, l’esonero per le agenzie di viaggio limitatamente ai compensi sui documenti di viaggio per il trasporto di persone. Chi paga agenzie di viaggio deve quindi distinguere il periodo dal 1° al 22 maggio da quello successivo.

Come e quando si versa

Le ritenute operate in un mese si versano entro il 16 del mese successivo, con F24 telematico. Per lavoro autonomo e provvigioni il codice tributo è il 1040. Nel campo del mese di riferimento va indicato il mese in cui la ritenuta è stata operata: è un dato che sembra secondario, ma senza di esso la quadratura con il modello 770 diventa un lavoro di ricostruzione.

Dal 2024 esiste una soglia minima. Per le sole ritenute su lavoro autonomo e provvigioni, se il totale del mese non supera € 100 il versamento può essere rinviato e cumulato con il mese successivo, e comunque effettuato entro il 16 dicembre (art. 9, c. 4, D.Lgs. 1/2024). Secondo la circolare 9/E/2024 il rinvio al 16 dicembre riguarda i compensi pagati da gennaio a ottobre; le ritenute di dicembre si versano entro il 16 gennaio.

Se la ritenuta non è stata versata

Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 la sanzione per omesso o tardivo versamento è del 25% dell’importo non versato (art. 13 del D.Lgs. 471/1997). È ridotta alla metà se il ritardo non supera 90 giorni e, per i ritardi fino a 15 giorni, a un quindicesimo per ogni giorno di ritardo. Il ravvedimento operoso (art. 13 del D.Lgs. 472/1997) riduce ancora la sanzione minima: a un decimo entro 30 giorni dalla scadenza, a un nono entro 90 giorni, a un ottavo entro il termine della dichiarazione dell’anno della violazione, a un settimo oltre.

Al tributo si aggiungono gli interessi al tasso legale, l’1,6% annuo dal 1° gennaio 2026, versati con lo stesso codice della ritenuta; la sanzione si versa con il codice 8948. Per le ritenute un accesso o una verifica non bastano a impedire il ravvedimento: lo preclude la notifica di atti di liquidazione o di accertamento, comprese le comunicazioni degli esiti del controllo automatizzato. Gli errori più comuni nella compilazione dell’F24 sono raccolti in F24: errori frequenti e ravvedimento.

Esiste anche un profilo penale. L’omesso versamento di ritenute risultanti dalle certificazioni rilasciate ai sostituiti entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello di presentazione del 770 è reato quando supera € 150.000 per periodo d’imposta (art. 10-bis del D.Lgs. 74/2000). Il reato non sussiste se il debito è in corso di estinzione con una rateazione; in caso di decadenza rileva se il residuo supera € 50.000. Per un’impresa in tensione di cassa, le ritenute non versate vanno seguite ogni mese.

Dalla ritenuta alla CU e al 770

Ogni ritenuta deve ritrovarsi in tre posti: nell’F24 del mese successivo, nella Certificazione Unica del percipiente e nel quadro ST del modello 770. La CU si consegna entro il 16 marzo; il 770 relativo al 2025 scade quest’anno il 2 novembre 2026, perché il 31 ottobre cade di sabato. Termini, causali e sanzioni della CU sono spiegati in Certificazione Unica: scadenze e sanzioni. Per il ciclo completo, con le tabelle dei codici tributo e la checklist di fine anno, abbiamo preparato una guida operativa scaricabile in PDF.

Cosa cambia nel 2027 e nel 2028

Dal 1° gennaio 2027 cambiano i riferimenti normativi: il testo unico versamenti e riscossione (D.Lgs. 33/2025) abroga gli artt. 25 e 25-bis del D.P.R. 600/1973 e la regola della soglia di € 100, la cui disciplina confluisce nel testo unico; il testo unico sanzioni (D.Lgs. 173/2024) assorbe l’art. 13 del D.Lgs. 471/1997 e l’art. 10-bis del D.Lgs. 74/2000. Per i pagamenti e le violazioni di oggi valgono le norme citate sopra.

La novità più rilevante è però già scritta: la legge di bilancio 2026 ha introdotto una ritenuta d’acconto sui corrispettivi di cessioni di beni e prestazioni di servizi resi nell’esercizio d’impresa, dello 0,5% sui pagamenti del 2028 e dell’1% dal 2029. Sono esclusi i percipienti che hanno aderito al concordato preventivo biennale e quelli in adempimento collaborativo, e le modalità attuative sono rinviate a un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate. Oggi non cambia nulla nei versamenti, ma conviene iniziare a mettere ordine nelle anagrafiche fornitori.

Le regole della ritenuta sono poche, ma si applicano a ogni singolo pagamento: per questo vanno verificate sui pagamenti reali dell’anno e sul regime di ciascun percipiente, non a memoria.