Checklist pratiche al Registro delle imprese (ComUnica)

I controlli da fare prima, durante e dopo l'invio di una pratica ComUnica: iscrizioni, modifiche, bilancio, quote, cancellazione, con termini e sanzioni vigenti.

Gran parte delle pratiche al Registro delle imprese non viene respinta per questioni di diritto societario, ma per errori ripetitivi: firmatario non legittimato, allegato non in PDF/A, domicilio digitale mancante, codice atto sbagliato, termine di trenta giorni già scaduto senza che nessuno se ne accorgesse. Ogni sospensione allunga i tempi e, se il termine è perso, espone gli amministratori alla sanzione dell'art. 2630 c.c.

Questa checklist è pensata per chi in studio prepara e invia le pratiche: mette in fila i controlli preliminari, i requisiti tecnici e gli adempimenti più frequenti (iscrizione, modifiche, bilancio, trasferimento quote, cancellazione), fino alla gestione della pratica dopo l'invio. I riferimenti sono al testo vigente al 15 ottobre 2026; le casistiche speciali (liquidazione, attività regolamentate) hanno risorse dedicate, richiamate nel testo.

Prima di preparare la pratica

La comunicazione unica (ComUnica) è il canale con cui, con un solo invio telematico all'ufficio del Registro delle imprese, si assolvono gli adempimenti verso il Registro e, per i dati previsti, verso Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL; la stessa procedura vale per modifiche e cessazione. Prima di aprire Starweb o DIRE conviene chiarire chi è obbligato, entro quando e con quale atto.

• Individuare l'adempimento esatto (iscrizione, modifica, deposito, cancellazione) e il soggetto obbligato: titolare, amministratori, liquidatori, notaioartt. 2189, 2196, 2300, 2383 c.c.
• Calcolare il termine e annotarlo nello scadenzario dello studio: per la generalità delle iscrizioni e delle modifiche è di trenta giorni dal fatto o dalla notiziaartt. 2196, 2300, 2383, c. 4, c.c.
• Verificare se l'atto deve essere depositato dal notaio (atto costitutivo di società di capitali entro dieci giorni, modifiche statutarie entro trenta giorni) e coordinarsi per non duplicare l'invioartt. 2330, 2436 c.c.
• Estrarre una visura aggiornata e controllare che i dati di partenza (sede, cariche, capitale, domicilio digitale) corrispondano a quelli del clienteart. 2188 c.c.
• Verificare se l'attività richiede, oltre alla ComUnica, una SCIA al SUAP o requisiti abilitativi: la SCIA contestuale alla comunicazione unica si presenta al Registro imprese, che la trasmette al SUAPart. 5, c. 2, D.P.R. 160/2010
• Scegliere lo strumento: DIRE, il servizio web delle Camere di commercio che consente di compilare e inviare sia pratiche di comunicazione unica sia bilanci, oppure ComUnica Starweb a compilazione guidata o un software di mercato; verificare su registroimprese.it quali adempimenti sono disponibili in ciascuno

Documenti, firma e invio

• Far firmare digitalmente la modulistica al soggetto obbligato o legittimato (titolare, legale rappresentante, amministratore, liquidatore, sindaco)art. 2189 c.c.; art. 11, D.P.R. 581/1995
• Firma del professionista al posto dell'obbligato solo nei casi di legge: i professionisti abilitati di cui all'art. 31, c. 2-quater, incaricati dai legali rappresentanti, possono depositare i bilanci e chiedere l'iscrizione degli altri atti societari per i quali la legge non richiede il notaio, dichiarando l'incarico nel modulo NOTEart. 31, cc. 2-quater e 2-quinquies, L. 340/2000
• Procura speciale con firma autografa e documento d'identità: molte Camere di commercio non la accettano più e chiedono la firma digitale del soggetto obbligato (Milano Monza Brianza Lodi, per esempio, dal 2 dicembre 2019), mentre altre la ammettono ancora: la Camera di commercio Como-Lecco pubblica tuttora il proprio modello. Prima dell'invio verificare le istruzioni della Camera competente
• Convertire tutti gli allegati nel formato PDF/A richiesto dalle istruzioni camerali
• Per il deposito dei bilanci firmare i file in modalità CAdES (estensione .p7m); la firma PAdES non è accettata
• Riportare nei documenti allegati denominazione, codice fiscale o numero di iscrizione, sede e ufficio del Registro presso cui la società è iscritta; per SpA e SRL con unico socio, negli atti e nella corrispondenza va indicato anche questo datoart. 2250 c.c.
• Indicare nella distinta la dichiarazione di assolvimento del bollo in modo virtuale con gli estremi dell'autorizzazione della Camera destinataria
• Verificare che il conto Telemaco abbia credito sufficiente per diritti di segreteria e imposta di bollo

Pratiche di iscrizione

• Impresa individuale commerciale: chiedere l'iscrizione entro trenta giorni dall'inizio dell'attività, indicando ditta, oggetto, sede ed eventuali institori e procuratoriart. 2196 c.c.
• Impresa individuale: indicare un domicilio digitale proprio già nella domanda di prima iscrizione, altrimenti la domanda viene sospesaart. 5, cc. 1-2, D.L. 179/2012
• Società di persone: depositare l'atto costitutivo con sottoscrizioni autenticate entro trenta giorni a cura degli amministratori (anche del notaio, se l'atto è pubblico)art. 2296 c.c.
• Società di capitali: controllare che il notaio abbia depositato l'atto entro dieci giorni e, alla ricevuta, completare con lo studio la parte REA e fiscale (inizio attività, ATECO, unità locali)artt. 2330, 2463 c.c.
• Società: indicare il domicilio digitale della società; in mancanza la domanda è sospesa in attesa dell'integrazioneart. 16, cc. 6 e 6-bis, D.L. 185/2008
• Indicare il domicilio digitale dell'amministratore unico o delegato (o, in mancanza, del presidente del CdA), diverso da quello della società, all'atto del conferimento o del rinnovo dell'incaricoart. 5, c. 1, D.L. 179/2012
• Sede secondaria con rappresentanza stabile: chiederne l'iscrizione entro trenta giorni, indicando il prepostoart. 2197 c.c.
• Verificare nella ricevuta che codice fiscale e partita IVA siano stati attribuiti e attendere i dati definitivi di INPS e INAIL comunicati per via telematicaart. 9, cc. 3-4, D.L. 7/2007

Per la costituzione di una SRL, dalle scelte statutarie ai primi adempimenti, vedi la checklist per costituire una SRL.

Pratiche di modifica

• Nomina, rinnovo e cessazione di amministratori: chiedere l'iscrizione entro trenta giorni dalla notizia, indicando chi ha la rappresentanza e se disgiunta o congiunta; per le SRL vale lo stesso rinvioartt. 2383, c. 4, e 2475 c.c.
• Poteri: riportare con esattezza i poteri risultanti dalla delibera; ricordare al cliente che le limitazioni dei poteri degli amministratori di SRL, anche se pubblicate, non sono opponibili ai terzi salvo doloart. 2475-bis c.c.
• Institori e procuratori: depositare la procura con sottoscrizione autenticata; senza iscrizione la rappresentanza si reputa generaleartt. 2206, 2209 c.c.
• Variazione dell'indirizzo della sede nello stesso comune: dichiarazione degli amministratori depositata al Registroart. 111-ter disp. att. c.c.
• Trasferimento della sede in altro comune, modifica dell'oggetto o del capitale di SRL: delibera con verbale notarile, deposito a cura del notaio entro trenta giorni; la delibera produce effetti solo dopo l'iscrizioneartt. 2480, 2436 c.c.
• Dopo ogni modifica statutaria verificare che sia stato depositato il testo integrale dello statuto aggiornatoart. 2436, ult. c., c.c.
• Aumento di capitale di SRL: depositare l'attestazione dell'avvenuta sottoscrizione nei trenta giorni dalla sottoscrizioneart. 2481-bis c.c.
• Società di persone: iscrivere le modificazioni dell'atto costitutivo entro trenta giorni a cura degli amministratori; finché non iscritte non sono opponibili ai terziart. 2300 c.c.
• Domicilio digitale inattivo: dopo la richiesta del Conservatore c'è un termine di trenta giorni per indicarne uno nuovo, poi l'indirizzo viene cancellatoart. 16, c. 6-ter, D.L. 185/2008; art. 5, c. 2, D.L. 179/2012

Deposito del bilancio

• Depositare il bilancio approvato entro trenta giorni dall'approvazione, con relazioni e verbale; per le SRL l'approvazione entro centoventi giorni dalla chiusura, salvo maggior termine statutarioartt. 2435, 2478-bis c.c.
• Predisporre l'istanza XBRL con la tassonomia PCI 2018-11-04 (bilanci di esercizi iniziati dal 1° gennaio 2016); il file XBRL non si omette salvo esonero previsto dalla normativaart. 3, D.P.C.M. 10 dicembre 2008
• Allegare in PDF/A firmati il verbale di approvazione e le relazioni (gestione, collegio sindacale, revisore) quando dovute; se la tassonomia non rappresenta fedelmente il bilancio, depositare prospetti e/o nota integrativa anche in PDF/A
• Controllare che il verbale riporti data di convocazione, data di chiusura dell'esercizio, maggioranze e data di approvazione
• Se il verbale delibera distribuzione di utili, indicare gli estremi di registrazione presso l'Agenzia delle Entrate; se non disponibili in tempo, allegare una dichiarazione firmata digitalmente con data e ufficio di registrazione o la ricevuta di presentazione
• Società per azioni, in accomandita per azioni e consortili per azioni non quotate: allegare l'elenco soci alla data di approvazione (modulo S) o riconfermare quello precedente, con le annotazioni del libro soci; per le SRL il deposito dell'elenco soci non è più ammessoart. 2435 c.c.; art. 16, c. 12-octies, D.L. 185/2008
• Per correggere un bilancio già evaso usare il deposito a rettifica (nuovo protocollo, nuovi diritti e bollo, entro trenta giorni dal nuovo verbale); se non è ancora evaso, la domanda di rinvio

Trasferimento quote e cancellazione

• Trasferimento di quote di SRL con atto autenticato dal notaio: deposito entro trenta giorni a cura del notaio autenticante; il trasferimento ha effetto verso la società dal depositoart. 2470, cc. 1-2, c.c.
• Trasferimento con atto sottoscritto con firma digitale: deposito entro trenta giorni a cura di un intermediario abilitato; resta ferma la registrazione fiscale dell'attoart. 36, c. 1-bis, D.L. 112/2008; art. 31, c. 2-quater, L. 340/2000
• Se la società diventa unipersonale o cambia l'unico socio, o si ricostituisce la pluralità, depositare la dichiarazione degli amministratori entro trenta giorniart. 2470, cc. 4-7, c.c.
• Cessazione dell'impresa individuale: iscrivere la cessazione entro trenta giorni, coordinando con chiusura della partita IVA e delle posizioni INPS/INAIL nella stessa ComUnicaart. 2196, c. 3, c.c.; art. 9, c. 5, D.L. 7/2007
• Società di capitali: dopo l'approvazione del bilancio finale di liquidazione, chiedere la cancellazione; il Conservatore la iscrive decorsi cinque giorni dal termine per i reclami se non ne riceve notiziaart. 2495 c.c.
• Società di persone: i liquidatori chiedono la cancellazione dopo l'approvazione del bilancio finale; indicare la persona designata dalla maggioranza presso cui sono depositati scritture e documenti, da conservare per dieci anni dalla cancellazioneart. 2312 c.c.

Messa in liquidazione e cancellazione hanno passaggi propri: vedi la checklist per la messa in liquidazione, la checklist su scioglimento e cancellazione semplificata e la guida alla liquidazione della SRL. Per la cessione di quote dal punto di vista contrattuale e fiscale vedi la guida alla cessione di quote.

Dopo l'invio: protocollo, sospensione, evasione

• Conservare la ricevuta con il numero di protocollo: per la nascita dell'impresa costituisce titolo per l'avvio immediato dell'attività, se ricorrono i presuppostiart. 9, c. 3, D.L. 7/2007; art. 11, c. 5, D.P.R. 581/1995
• Monitorare la pratica: l'iscrizione va eseguita entro dieci giorni dal protocollo, termine dimezzato per le domande su supporto informaticoart. 11, c. 8, D.P.R. 581/1995
• In caso di sospensione, correggere o integrare entro il termine assegnato dall'ufficio: decorso inutilmente, segue il rifiuto motivatoart. 11, c. 11, D.P.R. 581/1995
• In caso di rifiuto, valutare il ricorso al giudice del registro, da proporre entro otto giorniart. 2189, c. 3, c.c.
• Alla evasione, estrarre una nuova visura e verificare che i dati iscritti coincidano con l'atto; archiviare visura, ricevuta e distinta nel fascicolo del cliente
• Ricordare al cliente che i fatti soggetti a iscrizione non iscritti non sono opponibili ai terzi, salvo prova della loro conoscenzaart. 2193 c.c.

Termini e sanzioni

Riferimenti normativi e di prassi

• Artt. 2188, 2189, 2193, 2194, 2196, 2197, 2206, 2209, 2250 c.c.
• Artt. 2296, 2300, 2312 c.c.
• Artt. 2330, 2383, 2435, 2436 c.c.
• Artt. 2470, 2475, 2475-bis, 2478-bis, 2480, 2481-bis, 2495, 2630 c.c.
• Art. 111-ter disp. att. c.c.
• D.P.R. 581/1995, art. 11
• L. 340/2000, art. 31
• D.L. 7/2007, art. 9
• D.L. 112/2008, art. 36, c. 1-bis
• D.L. 185/2008, art. 16, cc. 6-6-ter e 12-octies
• D.L. 179/2012, art. 5
• D.P.R. 160/2010, art. 5
• D.P.C.M. 10 dicembre 2008
• Unioncamere, Manuale operativo deposito bilanci 2026 (24 aprile 2026)

Documento informativo di carattere generale, aggiornato alla data indicata. Non costituisce parere professionale e non sostituisce l'esame del caso concreto: norme, prassi e scadenze possono cambiare dopo la data di aggiornamento.